Bouw je eigen externe systeem

Dit is de tweede blogpost in de serie: ‘In 3 stappen naar meer rust, ruimte en overzicht voor jezelf‘. De serie bestaat uit drie blogposts die deze drie stappen beschrijven:

  1. Probeer niet alles zelf te onthouden, maar noteer het ergens, leg het vast
  2. Gebruik een extern systeem dat je regelmatig raadpleegt (deze blogpost)
  3. Zorg ervoor dat je systeem up-to-date blijft

2. Gebruik een extern systeem dat je regelmatig raadpleegt

Je eigen externe systeem

In de vorige blogpost heb ik je hopelijk weten te overtuigen van het nut om dingen te noteren, op papier of digitaal, in plaats van te proberen ze te onthouden. Als je vervolgens echter niets doet met deze informatie, dan heeft vastleggen geen zin gehad. Het gaat erom dat je het verwerkt in een systeem dat ervoor zorgt dat je het op het juiste moment weer terugziet. Zo’n systeem bestaat dus uit meer onderdelen dan een paar plaatsen of tools om dingen vast te leggen.

Hieronder leg ik uit, welke onderdelen dat zijn. Hoe je het precies opzet met fysieke en/of digitale tools is sterk afhankelijk van je eigen voorkeuren. Ik geef alleen een aantal voorbeelden om je op weg te helpen, maar pas als je er echt zelf mee werkt, zul je merken wat voor jou het beste werkt.

  1. Voorbeelden van inboxen
    Voorbeelden van inboxen

    Eén of meerdere inboxen
    Door middel van inboxen kun je snel vanalles verzamelen zonder al te hoeven beslissen wat je er mee wilt of moet doen.
    Meestal heb je meerdere inboxen, bijvoorbeeld:

    • een bakje op je bureau of tafel
    • je e-mail inbox(en)
    • een speciale map in je tas waarin je bonnetjes, brochures of andere dingen bewaart die je onderweg tegenkomt
    • een map in een notitieprogramma waarin je al je ongesorteerde kladnotities bewaart
    • een aparte map in je taakmanagementapplicatie (zie volgende punt)
  2. Betrouwbaar Systeem - Taskmanager - Toodledo
    Toodledo

    Een actielijst
    Dit kan een lijstje op papier zijn, in je telefoon, Excel of Outlook, of in een taakmanagementapplicatie, zoals Toodledo of Wunderlist. Zelf gebruik ik Doit.im, maar deze kost €20,- per jaar. Andere aanraders die ongeveer hetzelfde kosten zijn wat mij betreft GQueues, NirvanaHQ en Todoist.

    In dezelfde applicatie (of papieren systeem) zet je ook:

  3. Betrouwbaar Systeem - Taskmanager - Wunderlist
    Wunderlist

    Een projectenlijst
    Een project is een uitkomst die je alleen via meerdere acties kunt bereiken, bijvoorbeeld ‘Website vernieuwen’.

  4. Een later/misschien-lijst
    Hierop noteer je alles dat je nu nog niet gaat doen, of waarvan je nog helemaal niet zeker weet of je ze gaat doen (ideeën, dromen, boeken, reizen).
  5. Een ‘wachten op’-lijst
    Hierop noteer je alles waar je nog op wacht, bijvoorbeeld een telefoontje of antwoord op een mail, een online bestelling)Verder heb je nodig:
  6. Een Agenda
    In de agenda (ook deze kan zowel van papier als digitaal zijn) zet je:

    • je afspraken die op een specifieke datum en tijd plaatsvinden, zoals vergaderingen, colleges, trainingen, congressen.
    • dingen die je alleen op een specifieke dag kunt doen, bijvoorbeeld: ‘Peter terugbellen over factuur’, als je met hem hebt afgesproken dat je hem op die dag terug zult bellen.
    • dingen die belangrijk zijn om op een bepaalde dag te weten, bijvoorbeeld: ‘Janny niet op kantoor’, ‘Water afgesloten’, ‘Serveronderhoud’.

    Voorbeelden zijn je agenda in Outlook (Hotmail), Google Calendar of Sunrise Calendar.

  7. Evernote

    Een plaats voor notities, artikelen, aantekeningen, projectmaterialen en andere items die je wilt bewaren. Ook dit kan zowel op papier als digitaal, of een combinatie daarvan zijn. Voorbeelden applicaties om notities op te slaan zijn o.a. Evernote, OneNote en GoogleKeep.

  8. Betrouwbaar Systeem - Notities - Google Keep
    Google Keep

    Een plaats waar je notities of andere items bewaart waar je op een specifieke dag aan herinnerd wilt worden
    Bijvoorbeeld: concertkaartjes of ‘water afgesloten tussen 10:00 en 15:00’, of een congres waarover je op een later moment wilt beslissen of je gaat.

    OneNote
    OneNote

    Hier kun je bijvoorbeeld je agenda voor gebruiken (zie punt 6), of je kunt een notitie in je taakmanager (zie punt 2) of notitieprogramma (zie punt 7) maken en er een ‘reminder’ aan koppelen.

    Als er een fysiek item bijhoort (bijvoorbeeld toegangskaartjes voor een evenement) leg deze dan op een specifieke plaats die bedoeld is voor dergelijke items, bijvoorbeeld een doos, bakje, kastje of lade.

    Tenslotte:

  9. Een prullenbak voor de rest.

Het lijken misschien veel onderdelen, maar zoals gezegd gaat het erom om onderscheid te kunnen maken in de betekenis van items en wanneer je ze wilt zien:

  • items waarover je nog moet beslissen wat je ermee wilt (inbox)
  • dingen die je op korte termijn wilt doen of bereiken (acties en projecten) of op een bepaalde tijd en/of datum (agenda)
  • dingen die je later pas wilt of kunt doen (later/misschien)
  • dingen die anderen voor je doen (wachten op)
  • dingen zonder actie die je wilt bewaren (notities, eventueel met herinnering)

Regelmatig raadplegen

Zo’n systeem staat of valt bij het feit of je er regelmatig naar kijkt. Als je er vanalles in opslaat, maar er vervolgens nooit naar kijkt, zal je geheugen er niet op vertrouwen dat je je afspraken na kunt komen en zal het zelf alles weer voor je gaan onthouden.
Tips:

  • Verwerk regelmatig alles dat in je inbox(en) terecht is gekomen naar de juiste plaats in je systeem.
  • Kijk minimaal één keer per dag naar wat er voor die dag in je agenda staat.
  • Kijk, zodra je tijd hebt om acties uit te voeren, op je actielijst.
  • Reageer op de herinneringen die je systeem je geeft, en gebruik dus alleen herinneringen als je ze daadwerkelijk nodig hebt.

Regelmatig updaten

In de volgende blogpost zal ik de laatste van de drie stappen van deze serie bespreken. Dat gaat over het wekelijkse moment om je systeem up-to-date te houden.
Je zult merken dat er in een paar dagen zo veel kan gebeuren, en dat prioriteiten zo snel veranderen, dat je na een dag of tien je systeem wat minder betrouwbaar vindt worden. Om te voorkomen dat je geheugen het weer overneemt is het goed om wekelijks 1 tot 1,5 uur de tijd te nemen om je systeem even op te schonen en te actualiseren. Dit is echt niet veel als je ziet wat het je oplevert voor de volgende week.

TIP: Begin direct al na de eerste week met dit wekelijkse onderhoud, ook al ben je nog (lang) niet tevreden over hoe het allemaal werkt. Juist door die wekelijkse update zie je beter wat je nog moet verbeteren. In de volgende blogpost leg ik uit welke stappen je tijdens zo’n wekelijkse update doorloopt.

Ik ben benieuwd naar je ideeën over je eigen systeem. Welke tools denk je te gaan gebruiken voor welke onderdelen, of wat gebruik je al en hoe bevalt dat?
Laat het weten via een reactie onder dit artikel.