Dagelijks je inbox leegmaken

Hoe ziet jouw inbox eruit? Zitten er 10 mailtjes in? Of 50, 100, of 1000? Weet je zeker dat er niets tussen zit dat je eigenlijk al had moeten doen? Of wacht je gewoon tot iemand opnieuw aan de bel trekt?
Door je inbox leeg te maken weet je wat er speelt, wat er van je gevraagd wordt en wat jij daar mee wilt doen. Je mail verwerken is gewoon een onderdeel van je dagelijkse werk. Doe het dus ook dagelijks. Dit artikel helpt je op weg.

Mailbox - 914751 Olichel on Pixabay
Foto via Pixabay, door Olichel

De trigger voor mij om mijn mailbox op te ruimen was altijd de e-mail, die ik eens in de zoveel tijd kreeg van onze systeembeheerder, waarin stond dat mijn mailbox te veel ruimte innam op het netwerk. Het was de aanleiding voor een ‘grote schoonmaak’, waarbij ik dan e-mail weggooide of in de juiste mappen van mijn mailarchief zette. Uiteindelijk bleef er dan nog een klein lijstje over van e-mails waar ik ‘nog iets mee moest doen’. Mijn inbox was dus min of meer mijn actielijst.

Toch werkte het niet. Er kwamen steeds weer vele nieuwe e-mails binnen die de belangrijke ‘moet ik nog wat mee’-mailtjes weer uit beeld verdrongen, ook al had ik ze op ongelezen gezet.

Pas toen ik op zoek ging naar een methode voor timemanagement leerde ik ook hoe ik mijn inbox dagelijks leeg kon houden. De methode is eenvoudig, maar omdat het gaat over een gewoonteverandering, zul je er niet na één dag al aan gewend zijn. Toch daag ik je uit om een begin te maken. Vandaag. En morgen weer. En overmorgen. Ik zal je vertellen hoe je dit doet.

Korte voorbereiding

Ik ga er even vanuit dat je meer dan 50 e-mails in je inbox hebt staan, en daarom doen we eerst een paar korte voorbereidende stappen. Als je er minder hebt hoef je deze stappen niet te volgen.

  1. Kijk eens naar de e-mails in je inbox en bepaal vanaf welke datum die mailtjes eigenlijk zo ‘oud’ zijn, dat je niet het idee hebt dat daar nog hele urgente zaken tussen staan. Zijn dat bijvoorbeeld e-mails die ouder zijn dan twee weken, een maand, twee maanden?
  2. Maak een nieuwe map aan voor deze mailtjes en noem die bijvoorbeeld ‘Oude e-mails’
  3. Selecteer alle e-mails ouder dan de datum die je bij stap 1 hebt bepaald en verplaats ze naar de nieuwe map.
  4. Ga naar je projectenlijst (of maak er een) en voeg het project ‘Verwerken oude e-mails’ toe.

We doen dit, zodat je je eerst kunt focussen op een overzichtelijke hoeveelheid. De rest, de mailtjes waarvan je zelf ook hebt bepaald dat deze waarschijnlijk minder belangrijk zijn, komt later. Nu kunnen we dus echt aan de slag om je inbox leeg te maken.

Gebruik de GTD-workflow voor het verwerken van je mail

Het stappenplan dat ik gebruik voor het verwerken van mijn mail is afkomstig van de methode ‘Getting Things Done’ van David Allen. Je ziet een schema van dit stappenplan in de afbeelding hieronder. Gebruik dit schema in het begin zo veel mogelijk, totdat je het uit je hoofd kent. Onder de afbeelding van het schema staat een uitgebreide toelichting in de volgorde van de workflow.

Goed om te weten:

  • ‘Mail verwerken’ betekent niet dat je de e-mails ook daadwerkelijk afhandelt. Je bepaalt alleen welke actie nodig is en of je de e-mail moet bewaren.
  • Selecteer niet eerst de leukste of meest interessante e-mails. Je zult dan uiteindelijk de minst leuke laten staan, waardoor je inbox niet leegraakt. Werk gewoon van boven naar beneden door je inbox.

David Allen - GTD Workflow diagram

Stap 1. Vraag jezelf af: Wat is het?

Deze vraag lijkt simpel en overbodig, maar kijk eens naar het volgende voorbeeld.

Je krijgt een e-mail van je collega Susan met daarin een rapport van een onderzoek. Dat kan van alles betekenen, bijvoorbeeld:

  • Het is gewoon ter info aan je doorgestuurd en je wilt het misschien lezen.
  • Je moet het doorlezen, want het maakt onderdeel uit van de volgende projectbespreking.
  • Je kent het onderzoek, en wilt het graag naar iemand doorsturen die je kent, maar je was het rapport kwijt.
  • Je bent zelf onderzoek aan het doen en je wilt de resultaten van dit onderzoek daarin meenemen.

De vraag: “Wat is het?” is dus belangrijk om te kunnen bepalen wat je ermee wilt doen. Dat brengt ons bij de volgende stap.

Stap 2. Bepaal of er actie nodig is

A. Er is (nog) geen actie nodig

Uiteraard kan het zo zijn dat er helemaal geen actie hoeft te worden ondernomen naar aanleiding van een e-mail, of misschien pas later. Bepaal welke situatie van toepassing is:

Ik moet er op een later moment pas iets mee

Bijvoorbeeld: Je krijgt een uitnodiging en agenda van een vergadering voor over twee weken, dus zet je de vergadering in je agenda en een taak met een herinnering één dag ervóór, zodat je nog tijd hebt om de agenda door te nemen.

Ik weet het nog niet, herinner mij eraan om hier later over te beslissen

Je weet nog niet of je over twee weken een bepaald concert kunt bijwonen, of een workshop, lezing of webinar kunt volgen, dus je maakt een taak aan en zet hier bijvoorbeeld twee weken van tevoren een reminder op zodat je er dan over kunt beslissen.

Misschien ga ik hier nog iets mee doen, maar nu in elk geval nog niet

Je hebt het idee om ooit een keer pianolessen te gaan volgen. Zet dit op een ‘Ooit/Misschien’-lijst die je regelmatig een keer doorneemt. Zo hoef je er niet direct iets mee, maar je weet ook dat je het niet zult vergeten.

Er is geen actie nodig, maar ik wil het wel bewaren

Het is bijvoorbeeld:

  • Archiefmateriaal, zoals documenten van oude projecten, functies, hobby’s
  • Referentiemateriaal, zoals handleidingen, plattegronden, menukaarten
  • Actieondersteunend materiaal, zoals een e-mail die je moet beantwoorden, een vergaderagenda, stukken of notulen
  • Projectondersteunend materiaal, zoals een afbeelding van een website design

Afhankelijk van je voorkeur kun je de e-mails of bestanden:

  • afdrukken en bewaren in een fysieke map
  • opslaan in een map in je mailprogramma, op het netwerk, dropbox, GoogleDrive of in een notitieprogramma zoals Evernote.
Ik heb de e-mail echt niet meer nodig

E-mails waar je verder niets meer mee moet doen, gooi je gewoon weg.

 

B. Er volgt een actie uit deze e-mail

Let op: Als er een actie volgt uit de e-mail, die samen met één of meer andere acties tot een gewenste uitkomst leidt, dan noemen we dit een ‘project’. Zorg er dan voor dat het project op je projectenlijst staat, voordat je verdergaat. Een project is niet echt een fysieke actie die je kunt doen, maar bestaat uit meerdere andere fysieke acties. Bijvoorbeeld: ‘Nieuwe website ontwerpen’ is een project, en ‘Input van afdeling X vragen’ is een actie van dat project.

1. Bepaal wat de eerstvolgende fysieke actie is die moet gebeuren

Let op: Deze is tricky! Soms kun je een actie niet uitvoeren voordat iets anders is gebeurd. Als je bijvoorbeeld een muurtje wilt metselen, zul je eerst stenen en cement moeten halen, en voordat je dat kunt doen moet je weten hoeveel je van beide nodig hebt. En een rapport kun je niet schrijven als je nog niet alle input hebt.

Foto door Sophieja23 (Pixabay)
Foto via Pixabay, door Sophieja23
2. Bepaal welke van de volgende situaties van toepassing is:
Kun je die eerstvolgende actie binnen twee minuten doen?

Ja? Doe het dan direct! Gebruik in het begin een timer om te leren hoe lang twee minuten zijn. Veel mensen geven aan dat deze twee-minuten-regel een enorme ‘boost’ geeft aan hun productiviteit.
Als je verwacht dat het langer dan twee minuten in beslag neemt, ga dan verder met de volgende stap.

Moet je de actie zelf doen, of kun je deze beter aan een ander delegeren?

Als je de actie delegeert, maak er dan een notitie van op je ‘Wachten op’-lijst, zodat je weet wat je wanneer en aan wie hebt gedelegeerd.

Is de actie datum én tijdgebonden?

Zet de actie (afspraak) in je agenda op de juiste datum en tijd.

Is de actie alleen datumgebonden?

Zet de actie in je agenda op de dag waarop je de actie moet uitvoeren. Bijvoorbeeld ‘Susan bellen voor feedback op conceptrapport’. Meestal is hiervoor wat ruimte bovenaan gereserveerd, ook in digitale agenda’s.

Maakt het niet zo veel uit wanneer je de actie doet?

Zet de actie dan op je lijst met eerstvolgende acties (’Next actions’).
Zorg ervoor dat je de actie duidelijk en ‘actief’ beschrijft. Gebruik dus een werkwoord: Blogpost schrijven over e-mail verwerken, Susan bellen over cadeau voor Peter, Conceptversie schrijven rapport X.
Het kan trouwens best zijn dat er een deadline is voor deze actie. Die leg je gewoon vast bij de actie.
Je kunt ook een ‘context’ toewijzen aan de actie. Lees meer daarover in het artikel ‘Snel de juiste actie vinden op je actielijst’.

Stap 3. Wat doe je verder met de binnengekomen e-mail?

Als je de e-mail of bijgevoegde bestanden nog wilt bewaren, bepaal dan in welke map deze thuishoren:

  • @Actionsupport (als het nog nodig is voor het uitvoeren van de actie)
  • @Projectsupport (dit is meestal een map per project)
  • Archief
  • Referentiemateriaal

Het kan voorkomen dat je voor deze soorten informatie zowel e-mailmappen als netwerkmappen of een notitieprogramma gebruikt. Zorg er dan in dat geval voor dat je je mappen altijd dezelfde namen geeft. Door het @-teken te gebruiken komt de map altijd bovenaan te staan, waardoor je hem altijd gemakkelijk kunt vinden.

Stap 4. Open de volgende e-mail in je inbox

Zodra je de bovengenoemde stappen hebt voltooid, open je de volgende e-mail en begin je weer bij stap 1: Vraag jezelf af: Wat is het?

Maak er een gewoonte van om je mail dagelijks te verwerken

Voor de meeste mensen kost het leegmaken van je inbox ongeveer een uur per dag. Vind je dat veel? Toch is het gewoon een onderdeel van je werk. Je werk bestaat namelijk uit:

  • Het doen van dingen die spontaan tussendoor komen en even moeten gebeuren
  • Het doen van werk dat je van tevoren gedefinieerd hebt
  • Het definiëren van je werk. Dat doe je onder andere door je mail te verwerken.
    Je zult merken dat je hier ongeveer een uur per dag nodig hebt. Bij de één is dat iets meer, bij de ander iets minder. Dat hoeft geen uur achter elkaar te zijn, maar kan ook twee keer een half uur of drie keer 20 minuten. Kijk wat er past bij jou en bij je werk.

Besteed in het begin ook 15 tot 30 minuten per dag aan het leegmaken van de map met oude e-mails. Waarschijnlijk gaat dat vrij snel, omdat het waarschijnlijk mailtjes zijn die je kunt weggooien, archiveren of in je referentiemappen kunt opnemen.

Een nieuw referentiepunt

Ik ben erg benieuwd of het je lukt om je inbox leeg te maken aan de hand van het stappenplan. Hoe vond je het om hiermee te werken? Heb je kunnen ervaren hoe het is om je inbox echt helemaal leeg te maken?
Ik vond het heel apart toen ik voor het eerst naar een helemaal lege inbox zat te kijken, wetend dat ik echt iedere e-mail goed had bekeken bij het verwerken. Ik hoop dat jij dat ook hebt. Een lege inbox is namelijk een nieuw referentiepunt. Als je eenmaal weet dat het mogelijk is, neem je minder snel genoegen met een volle inbox. Let maar op!

Laat weten wat je ervaringen zijn via de reacties hieronder of door te reageren via Twitter, Facebook of Google+.