Heeft jouw organisatie al een intern sociaal netwerk?

Op sociale media hebben we geen enkele moeite om elkaar op de hoogte te houden van onze dagelijkse bezigheden, kennis en inzichten, maar binnen bedrijven en organisaties laat het onderling delen van informatie nog regelmatig te wensen over. En dan druk ik het volgens mij nog zacht uit.

Hoe zou het zijn om een sociaal netwerk te hebben binnen je bedrijf, waarop medewerkers elkaar gemakkelijk kunnen vinden, en waarop de kennis die zij onderling uitwisselen ook beschikbaar blijft voor andere medewerkers? Zeg maar een soort Facebook voor je bedrijf.

Bron: Geralt via Pixabay
Foto door Geralt via Pixabay

Het goede nieuws is dat de kans best groot is dat jouw organisatie al beschikt over het platform dat hiervoor nodig is. Dat maakt namelijk standaard onderdeel uit van Office 365 (de populaire cloudoplossing van Microsoft) en het heet Yammer. Mocht dat niet zo zijn dan kun je ook Slack overwegen. Zowel Yammer als Slack hebben ook mobiele apps voor Android, iOS en Windows.

Wat zou je allemaal via zo’n intern sociaal netwerk kunnen doen om kennisuitwisseling te bevorderen, waardoor mensen uiteindelijk hun werk beter kunnen doen?

Enterprise Social Network

Enterprise Social Network is de Engelse term voor het interne sociale netwerk van een bedrijf of organisatie. Hiervoor worden tools gebruikt zoals Yammer of Slack die ik hierboven al noemde. Het is een netwerk waarmee je kennis kunt uitwisselen met collega’s zonder dat dit ‘de wijde wereld’ in gaat. Het heeft een berichtenstroom zoals Facebook, maar is vooral gericht op interne communicatie in organisaties voor afdelingen, teams en projecten of gewoon voor medewerkers met dezelfde interesses. Op het Yammer-netwerk kun je naast ‘interne’ groepen ook ‘externe’ groepen maken. Daar kun je mensen van buiten je bedrijf (zoals klanten, leveranciers en partners) toegang toe geven, zonder dat ze iets van de interne groepen zien. Iets soortgelijks kun je ook op Slack. Daar heten de groepen echter ‘channels’.
Zowel op Yammer als Slack kun je je aanmelden bij openbare groepen. Voor privé-groepen moet je uitgenodigd worden.

Zodra je toegang hebt tot een groep kun je in die groep berichten plaatsen (inclusief foto’s of documenten) en reageren op berichten van anderen. Op die manier wissel je kennis en ervaringen met elkaar uit.

Kennisuitwisseling faciliteren

Natuurlijk is het nog steeds prima om tijd te maken om iets ‘face-to-face’ aan een collega uit te leggen. Maar bedenk wel wat je doet bij de volgende (en de volgende) die langskomt met vragen. Zou het niet handiger zijn om iets maar één keer te hoeven uitleggen? Dat zou ook tijd schelen voor de collega’s die jou niet hebben gevonden en die dus telkens zelf het ‘wiel moeten uitvinden’.

Communicatie - Kennisuitwisseling
Bron: OpenClipartVectors via Pixabay

Het gebrek aan een platform voor kennisuitwisseling wordt vaak opgemerkt tijdens de inwerkperiode (‘onboarding’) van een nieuwe medewerker, maar ook als je bedrijf verschillende vestigingen heeft waardoor sommige collega’s elkaar vrijwel nooit zien, of als er collega’s zijn die regelmatig klanten bezoeken en daardoor minder vaak op kantoor zijn. Maar in feite kan een ESN helpen bij elke situatie waarin je de onderlinge uitwisseling van kennis, vaardigheden en ervaringen (social learning) wilt faciliteren en bevorderen.

Daarnaast kan het als platform dienen voor allerlei leeractiviteiten die vanuit de opleidingsafdeling worden gefaciliteerd, met name als daarbij gebruik wordt gemaakt van social learning (waarbij deelnemers vooral van elkaar leren). Deze leeractiviteiten kunnen bevorderen dat het ESN het centrale platform wordt voor onderlinge kennisdeling waardoor er een echt ‘Learning Network’ ontstaat waarin medewerkers elkaar gemakkelijk kunnen vinden.

Een Enterprise Social Network gebruiken voor social learning

In haar artikel 10 ways to use an Enterprise Social Network for social learning beschrijft Jane Hart verschillende manieren om een ESN in te zetten voor social learning. Tevens benoemt zij wat daarbij de rol van de opleidingsafdeling kan zijn.

Manieren waarbij een ESN diverse groepen kan faciliteren:

Social collaboration

Leren door met elkaar samen te werken is volgens Jane Hart de ultieme manier van social learning. Daarbij moeten medewerkers vooral weten hoe ze door samen te werken via het ESN, hun werk beter kunnen doen. Het is aan managers om te stimuleren dat de juiste teams worden gevormd. Ieder team heeft dan zijn eigen groep op Yammer of Slack waarbinnen ze met elkaar kunnen communiceren. De opleidingsafdeling vervult de rol van collaboration consultant door zowel de teams als de managers hierbij te begeleiden.

Communities of Practice

Kennisdeling
Bron: Geralt via Pixabay

Een community of practice is een groep met een gezamenlijke interesse of gezamenlijk belang. De meeste communities of practice zijn zelf-georganiseerd, maar kan ook zijn gevormd op initiatief van de opleidingsafdeling. Volgens Jane Hart kan de opleidingsafdeling een rol vervullen als community manager, die na het opzetten van de groep mee kan helpen om de conversatie op gang te houden. Het lijkt mij wel mooier als deze rol gewoon binnen de groep zelf wordt belegd en dat je als opleidingsafdeling hooguit in de gaten houdt of dit goed gaat.

Onboarding Community

Dit is een Community of Practice die speciaal genoemd wordt door Jane Hart, bedoeld voor nieuwe medewerkers om in contact te komen met andere medewerkers die hen kunnen helpen tijdens hun eerste maanden in de organisatie. Dit zouden bijvoorbeeld een aantal belangrijke aanspreekpunten kunnen zijn, zoals een HR-medewerker, iemand van de facilitaire dienst, en een aanspreekpunt per afdeling die nieuwe medewerkers de weg kan wijzen naar de juiste persoon op die afdeling of elders in het bedrijf.
Voor deze groep vind ik het overigens wél logisch dat de opleidingsafdeling optreedt als community manager.

Social mentoring

Als je binnenkomt in een bedrijf wordt er vaak een mentor aan je toegewezen volgens de structuur van de organisatie. Met social mentoring kun je echter zelf je mentor kiezen. Medewerkers die mentor willen zijn kunnen zich melden in een aparte groep op het ESN en kunnen zich daar presenteren aan hen die op zoek zijn naar een mentor. De community manager van deze groep zou tevens een coördinator of facilitator kunnen zijn die mensen helpt bij het zoeken van de juiste mentor.

Vervolgens noemt Jane Hart een aantal activiteiten van een opleidingsafdeling die via een ESN gefaciliteerd zouden kunnen worden:

Guided social learning experiences

Als opleidingsafdeling kun je leeractiviteiten ontwerpen en deze delen in een groep op het ESN die speciaal is opgezet voor een training of voor een specifieke doelgroep. De groepsleden leren van elkaar door de leeractiviteiten uit te voeren en ervaringen met elkaar te delen. Jane Hart refereert hierbij aan haar eigen online workshops waarbij leeractiviteiten vaak bestaan uit het delen van inzichten aan de hand van artikelen en andere resources die worden aangeboden. Dit wordt ook veel gebruikt in MOOCs.
De opleidingsafdeling heeft hierbij de rol van learning guide en probeert de deelnemers vooral te faciliteren.

Learning Challenge

Hierbij wordt een serie van leeractiviteiten aangeboden over een bepaalde tijdsperiode. Op het ESN kan een eigen groep worden gemaakt voor deze learning challenge, of de challenge wordt gewoon gedaan in de groep van de doelgroep.
Voorbeeld: een ’30 days social’-challenge om het gebruik van het ESN een kick-start te geven, waarbij de deelnemers worden uitgedaagd om iedere dag een bijdrage te plaatsen op het ESN. Ook hierbij heeft de opleidingsafdeling de rol van learning guide, maar Jane Hart noemt ook een nieuwe rol, namelijk die van learning challenge designer.

Drip-feed training

Bron: PublicDomainPictures via Pixabay
Bron: PublicDomainPictures via Pixabay

Een drip-feed is het regelmatig plaatsen van resources of micro-leeractiviteiten in de berichtenstroom van de groep, zodat er een soort continue ‘flow’ ontstaat. Dit is een goede manier om de kennis, inzichten en ideeën van een groep up-to-date te houden. De rol van curator is hierbij belangrijk; iemand die bijhoudt wat er zoal aan relevante informatie beschikbaar is voor de groep en die deze informatie in de juiste groep(en) deelt.

De drip-feed kan ook bestaan uit van tevoren ontworpen materiaal dat je op specifieke tijden in de timeline plaatst. Medewerkers zien deze info dan in de juiste volgorde in hun timeline verschijnen en ze kunnen dit tot zich nemen op het moment dat dit hen zelf uitkomt en uiteraard ook in de volgorde die ze zelf willen.
Hun vragen en opmerkingen kunnen ze direct bij het materiaal zelf plaatsen, als reactie.

Faciliteren van een social classroom training

Je kunt het ESN ook gebruiken als leeromgeving voor activiteiten die plaatsvinden voor, tijdens of na een klassikale training. Voorafgaand kun je bijvoorbeeld de deelnemers zich aan elkaar laten voorstellen, je kunt ze introductieopdrachten laten doen of artikelen laten doornemen. Hierdoor kan de tijd in het trainingslokaal besteed worden aan discussie en samenwerking, die eveneens ondersteund kunnen worden door het ESN via de berichtenstroom en door bestanden uit te wisselen. Ook de leeractiviteiten die na de training plaatsvinden kunnen via het ESN worden gefaciliteerd (opdrachten en inzichten bespreken en elkaar feedback geven), waardoor de groep zich zou kunnen ontwikkelen tot een eigen Community of Practice. De rol van de trainer verschuift hierbij van instructeur naar facilitator.

Ondersteuning van een live-evenement

Net zoals Twitter gebruikt kan worden voor discussie tijdens een live-evenement, kun je dat ook via een ESN doen. In een groep kan er worden gereageerd op wat er tijdens het live-evenement gebeurt dat bijvoorbeeld via TV of internet te volgen is. Je kunt ook zelf een evenement opzetten (bijvoorbeeld een YamJam) waarbij je deelnemers vragen laten stellen aan enkele experts die klaarzitten om de vragen live te proberen te beantwoorden. Ook zou je de deelnemers van de groep allemaal tegelijk over een vooraf opgestelde lijst met vragen kunnen laten discussiëren. In al deze situaties krijgt iedere vraag of opmerking een eigen bericht, en plaatsten de deelnemers de bijbehorende antwoorden of opmerkingen als reactie op de berichten. De opleidingsafdeling kan hierbij optreden als organisator of facilitator.

Learning network

Door het ESN te gebruiken voor de bovengenoemde activiteiten kan het zich ontwikkelen tot een echt Learning Network, waarmee medewerkers elkaar steeds beter weten te vinden en waarop zij gestimuleerd worden om informatie te delen over hun passies, projecten en wat zij verder tegenkomen in hun werk. De opleidingsafdeling kan hier een coördinerende, faciliterende en stimulerende rol in spelen.

Ervaringen?

Gebruikt jouw organisatie al een intern sociaal netwerk? Op welke manieren wordt deze gebruikt en lukt het om de gesprekken op gang te krijgen en te houden in de verschillende groepen? Wordt het ESN ook gebruikt voor leeractivtiteiten die gepland zijn door de opleidingsafdeling? Ik ben erg benieuwd naar je ervaringen hiermee. Laat het weten door hieronder te reageren of door een reactie achter te laten op Twitter, Facebook, Google+ of LinkedIn.