Hoe krijg je meer ideeën en hoe onthoud je ze?

Pas geleden zat ik in mijn auto bij een klant op de parkeerplaats en noteerde ik een idee dat zojuist in me op was gekomen. Eén van de medewerkers parkeerde zijn auto naast me en we stapten tegelijk uit: “Goeiemorgen. Goh ik zag ineens dat er nog iemand in de auto zat!”, zei hij. “Goeiemorgen! Ja ik kreeg een idee dat ik snel nog even moest noteren…”
“Oh, anders onthoud je het niet of zo?”
“Nee, ik weet vrij zeker dat ik het vergeet. Onthoud jij wel alles dan?”
“Hmm, nee. Maar ja, als je het opschrijft dan moet je het later ook nog weer terug kunnen vinden…”
“Klopt. Ik heb daar een systeem voor.”
“Oh, handig.” En we lopen naar binnen.
Ik houd me op dat moment maar in om er verder over te vertellen. Het is nog vroeg en als hij meer had willen weten had hij het vast wel gevraagd. Maar door mijn hoofd spoken al allerlei argumenten zoals:

  • Je kortetermijngeheugen kan maar een paar dingen tegelijk onthouden.
  • Je ontlast je brein door de dingen die je wilt onthouden in een extern systeem te zetten, zoals je smartphone of een notitieblokje.
  • En uiteraard de quote van David Allen: “You’re mind is for having ideas, not for holding them” (bron: Getting Things Done – the art of stress-free productivity, 2015).

Ik besluit om het voor dat moment te laten wat het is, en er nog maar eens een blogpost aan te wijden.

Bron: AndrewLloydGorden via Pixabay
Bron: AndrewLloydGorden via Pixabay

Heb jij ook zo vaak ideeën die je niet opschrijft, omdat je niet weet waar, of omdat je op dat moment denkt: “Dat onthoud ik wel”? En later zit je je suf te piekeren over wat het ook alweer was, als je je überhaupt al herinnert dat je een idee had… Zonde toch?

Daarbij gaat het trouwens niet alleen over je eigen ideeën, maar ook over die van anderen. Hoe vaak hebben mensen je wel niet een tip gegeven voor een boek, film, cadeau, restaurant, citytrip of muziek? En wat heb je daar toen mee gedaan?

Vraag een willekeurig persoon die zich redelijk heeft verdiept in productiviteitsmethoden naar de EERSTE stap (niet de belangrijkste), die hij of zij iemand zou aanbevelen om productiever te worden, en je krijgt standaard als antwoord: leg vast wat je wilt onthouden. Zet het in je smartphone of in een notitieblokje, maak een foto, spreek het in via een audio-opname, whatever. Maar stop met proberen om dingen in je hoofd te onthouden.

Later beslissen

Het feit dat je een idee opschrijft betekent niet dat je er daadwerkelijk ook iets mee moet doen. Laat je dus niet weerhouden om het te noteren omdat je denkt “daar heb ik tóch geen tijd voor…”, maar zorg voor een systeem waarmee je onderscheid kunt maken tussen de dingen die op korte termijn moeten gebeuren, dingen die later kunnen en dingen die je misschien of ‘ooit’ wilt doen. Met name die ‘Ooit/Misschien’-lijst zorgt ervoor dat je je niet hoeft in te houden bij het noteren van ideeën.

Definieer je inboxen

Inbox - PhysicalEn zorg er dus voor dat je een paar vaste plaatsen hebt waar je je ideeën noteert (je ‘inboxen’), zodat je weet waar je je notities terug kunt vinden. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Evernote of de standaard notitie-app op je smartphone, of misschien een papieren notitieblokje in je tas. En zet een bakje op je bureau, op een gemakkelijk bereikbare plaats voor jou en je collega’s waar je losse aantekeningen en andere binnenkomende stukken in legt.  Houd er verder rekening mee dat anderen ook dingen aan je kunnen vragen via bijvoorbeeld e-mail, WhatsApp, voicemail of Facebook messenger. Zodra je in één van die apps iets ziet of hoort waar je nog iets mee moet, noteer het dan of stuur het door naar je taken- of notitie-app.

Hoeveel inboxen heb je nodig?

Het enige antwoord dat hierop gegeven kan worden, is: Zoveel als je er nodig hebt, maar niet meer dan dat. Het verschilt dus per persoon, maar probeer het zo beperkt mogelijk te houden. Gebruik bijvoorbeeld maar één notitie-applicatie en maar één taakapplicatie. Echter, als je het fijn vindt om de taken en notities voor je werk in andere applicaties bij te houden dan je persoonlijke taken en notities, dan moet je dat vooral doen. Ook heb jij misschien meer e-mailadressen (en dus meer verschillende inboxen) dan een ander, bijvoorbeeld een gezamenlijke inbox waarop interne vragen of vragen van klanten binnenkomen, een apart e-mailadres voor nieuwsbrieven, of een e-mailadres voor het vrijwilligerswerk dat je doet. Hoeveel inboxen je hebt hangt dus af van je persoonlijke situatie en je eigen voorkeuren.

Meer ideeën en meer focus

Hoe je ermee omgaat blijft hetzelfde: zorg ervoor dat je je inboxen regelmatig leegmaakt. Voor je notitie- en taakinboxen doe je dat op dezelfde manier als voor je e-mailinboxen. Voor de ene inbox zul je dit overigens vaker doen voor de andere. Sommige bekijk je misschien wel meerdere keren per dag, terwijl het voor andere inboxen voldoende is om ze om de paar dagen te bekijken. Het gaat er echter om dat je dit vaak genoeg doet, zodat je brein erop gaat vertrouwen dat als je iets noteert, je dit op tijd weer zult zien. Pas als dat vertrouwen er is, zal je brein stoppen om ze voor je te onthouden, en ontstaat er ruimte voor nieuwe ideeën en het diepere denkwerk.

Maak het jezelf dus gemakkelijk en schrijf je ideeën op zodra je ze hebt. Je kunt later altijd nog beslissen wat je ermee gaat doen. Maar als ze weg zijn, zijn ze weg en weet je nooit of en wanneer je er weer aan zult denken. Hoe vaak ben je op zoek naar goede ideeën? Nou, misschien heb je ze al wel gehad!

Ik lees graag wat je eigen ervaringen zijn met het vastleggen van ideeën en andere dingen die je moet of wilt doen. Hoeveel en welke inboxen gebruik je? Zijn er nog situaties waarin je niet weet hoe je je ideeën kunt vastleggen? Bekijk je iedere inbox even regelmatig? Gebruik je specifieke applicaties of zijn jouw ideeën overal verspreid?

Laat het weten door hieronder een reactie achter te laten of door te reageren via Twitter, Facebook, Google+ of LinkedIn.