Hoe slim gebruik jij je agenda?

Sommigen zeggen: ‘Als het niet in mijn agenda staat, dan gebeurt het niet’ en plannen al hun taken in hun agenda. Anderen willen in hun agenda alleen hun ‘harde afspraken’ zien: de dingen die écht op dat tijdstip en/of die dag moeten gebeuren.
Voor beide methoden is iets te zeggen en beide hebben uiteraard ook nadelen. In deze blogpost ga ik daar verder op in en geef ik ook nog andere opties. Bepaal voor jezelf welke manier voor jou het beste werkt, en houd je daar vervolgens aan, zodat ook de agenda een onderdeel wordt van je ‘vertrouwde systeem’ * van afspraken, taken, projecten en documenten.

*) Een vertrouwd systeem betekent dat je een systeem hebt waar je brein dusdanig op vertrouwt, dat er rust en ruimte in je hoofd komt voor nieuwe ideeën en om echt te kunnen focussen op wat je op dat moment doet, in plaats van telkens te moeten denken aan alle andere dingen die je nog moet doen.

Agenda

Getting Things Done

De methode ‘Getting Things Done’ beschrijft hoe je voor jezelf een vertrouwd systeem opzet en onderhoudt, en hoewel deze methode over het algemeen heel flexibel is, is deze wél vrij strikt over het gebruik van je agenda.
Volgens David Allen, de bedenker van de methode, moet je alleen dingen in je agenda zetten die daadwerkelijk op die dag moeten gebeuren, dus geen taken die je ook op een andere dag zou kunnen doen.
Dit betekent dat alleen de volgende taken in je agenda mogen:

  • Tijd- en dagspecifieke acties
    Acties die plaatsvinden op een specifiek tijdstip op een bepaalde dag, zoals vergaderingen, bezoek aan klanten, dokter of tandarts, kinderen ophalen van school, volleybaltraining, etc.
  • Dagspecifieke acties
    Acties die plaatsvinden op een specifieke dag, maar zonder een specifiek tijdstip, zoals iemand (terug)bellen, een verslag reviewen dat je ’s ochtends pas krijgt en dezelfde dag terug moet, etc.
  • Daarnaast kun je volgens David Allen ook nog ‘Dagspecifieke informatie’ opnemen in je agenda.
    Dat is informatie waar je aan herinnerd wilt worden op die dag, zoals de aan- of afwezigheid van een belangrijke collega, of een systeem dat wordt onderhouden en dus buiten gebruik is.

Dat je heel strikt hiermee omgaat is volgens David Allen van belang omdat je hierdoor je agenda zult gaan zien als het belangrijkste overzicht van je dag. Wat daarop staat MOET gebeuren. Hij noemt het ook wel het ‘harde landschap’, met afspraken waar je niet omheen kunt.
Je agenda is het eerste waar je ’s ochtends naar kijkt (of de avond ervóór), voordat je bepaalt welke taken je die dag gaat doen. Als die agenda vol zou staan met ‘misschiens’, wordt deze volgens David Allen onbetrouwbaar en zal je brein weer gaan ‘meehelpen‘ om je belangrijkste afspraken te onthouden.

Het nadeel is uiteraard dat je nog op je takenlijst moet kijken om te bepalen wat je gaat doen, op het moment dat er een gaatje in je agenda zit voor taken. Om dat te voorkomen kun je ‘s ochtends (of de avond ervóór) een lijstje met belangrijkste taken maken.
Verder bestaat het gevaar dat je je hele agenda volplant met afspraken en dat er helemaal geen ruimte meer overblijft voor je taken. Lees daarom verderop in deze blogpost ook het stuk over tijdblokken inplannen.

De tegenhanger: Tijd inplannen per taak

Toch zijn er heel veel mensen van overtuigd dat ze het beste al hun taken kunnen inplannen in hun agenda. Ook daar zie ik wel wat in:

  • Je wordt gedwongen een goede tijdsinschatting te maken van de taak, waardoor je ook beter ziet wat er allemaal past op een dag.
  • Je werkt meer gefocust omdat je maar een beperkte tijd hebt ingepland en daarna de volgende taak alweer aan de beurt is.
  • Je hoeft niet meer na te denken over wat je wanneer gaat doen. Het ‘planningswerk’ heb je die week of avond daarvóór al gedaan. Je kunt gewoon direct aan de slag en de ene na de andere taak afwerken.

Maar ook hier zitten nadelen aan:

  • In hoeverre kun je je dag van tevoren helemaal plannen?
  • Wat doe je met taken die je niet af kon krijgen binnen de gestelde tijd?
  • Wat doe je als de reminders zich op beginnen te stapelen en je er niet meer doorheen komt?
  • Wat betekent dat voor de waardering die je hebt voor je eigen werk? (“Ik kan me ook nóóit eens aan mijn planning houden.”)

Ik denk dat deze methode vooral goed werkt als je goed kunt plannen, voldoende discipline hebt om je te blijven houden aan de afspraken die je met jezelf hebt gemaakt en als je de concentratie kunt opbrengen om dusdanig te focussen om het binnen de geplande tijd af te hebben. Ook moeten er weinig verstoringen zijn vanuit je omgeving (telefoon, social media, tv, collega’s of kinderen die aandacht vragen).
Pas geleden vond ik een artikel van Mike Vardy (the Productivityist) over deze methode met tips over hoe je dit aan kunt pakken.

Tijdblokken inplannen voor taken

Een tussenvorm is het inplannen van tijdblokken voor taken. Je geeft dan niet precies aan, aan welke taken je werkt, maar alleen ongeveer. Je noemt zo’n blok bijvoorbeeld ‘Takenlijst’ of ‘ Eerstvolgende acties’. Of als je bijvoorbeeld weet dat je ’s ochtends het beste je moeilijke taken kunt doen, zet dan een blok in je agenda voor bijvoorbeeld ‘Focustaken’ . En zet bijvoorbeeld voor en na de vergadering van die middag een blokje ‘Korte taken’. Misschien kun je de blokken relateren aan bepaalde rollen of projecten: ‘Project A’, ‘Project B’, ‘Administratie’, ‘Weblog’, ‘ Research’, ‘Social media’ .
Michael Hyatt heeft hier ooit een mooie blogpost over geschreven met een schema in Excel voor zijn ‘Ideale week’. Deze kun je ook maken in een aparte Outlook of Google Calendar die je ‘aan’ en ‘uit’ kunt zetten als je in je agenda kijkt.

Takenlijstje per dag

Met name mensen die nog met een papieren agenda werken, schrijven ook wel eens hun taken op een dag in hun agenda. Niet op een specifiek tijdstip, maar gewoon een lijstje met taken die ze die dag willen doen. Ook hiervoor geldt uiteraard weer dat je er wel op moet letten dat je de taken die aan het eind van de dag nog niet gedaan zijn, over zet naar je normale takensysteem. Zeker als dat een taak is die je vandaag bedacht hebt en direct in je agenda erbij hebt geschreven.

Begin de dag in je agenda

Ik hoop dat ik je hiermee een aantal mooie tips heb gegeven over hoe je met je agenda kunt omgaan. En welke methode je ook kiest, deze tip is denk ik altijd van belang: Begin je dag in je agenda. Zorg ervoor dat dit het eerste is waar je naar kijkt, zeker vóórdat je je mailbox opent.
Om jezelf daarbij een handje te helpen, kun je ervoor zorgen dat het automatisch het eerste is dat je ziet als je Outlook of je browser start.

Outlook starten in je agenda

Outlook - Openen in agenda

  1. Ga in Outlook naar het menu ‘Bestand’ en klik op ‘Opties’. Het venster ‘Opties’ wordt geopend.
  2. Klik op het onderdeel ‘Geavanceerd’.
    Klik op de knop Bladeren… die achter het veld ‘Outlook in deze map starten’ staat, en selecteer ‘Agenda’.
  3. Klik op OK om deze instelling op te slaan.

Je browser starten in je agenda

Ook je browser kun je zó instellen, dat deze als eerste je agenda opent. Browse daarvoor eerst naar je online agenda, bijvoorbeeld Google Agenda. Doe dit in een nieuw venster.

Chrome - OpenInGoogleAgendaAls je een Chrome browser hebt doe je dit als volgt:

  1. Klik rechts bovenaan in je browser op de knop met drie horizontale lijntjes onder elkaar.
  2. Klik op Instellingen.
  3. Selecteer bij het kopje ‘Opstarten’ de optie ‘Een specifieke pagina of reeks pagina’s openen’ en klik op de link ‘Pagina’s instellen’.
  4. Voeg het adres toe van je online agenda, bijvoorbeeld: http://calendar.google.com en klik op OK.

Als je nu je browser opnieuw start, zul je zien dat hij automatisch een tabblad met je agenda opent.

In Internet Explorer doe je dit als volgt:

  1. Open Internet Explorer en browse naar je online agenda, bijvoorbeeld Google Agenda.
  2. Klik op het tandwieltje rechts bovenaan in het venster.
  3. Klik op ‘Internetopties’.
  4. Klik op ‘Huidige gebruiken’ op het eerste tabblad (‘Algemeen’).
    De link naar je Google Calendar wordt nu toegevoegd aan het lijstje met pagina’s dat wordt geopend. Je kunt hier ook handmatig pagina’s aan toevoegen.

 

Hoe gebruik jij je agenda? Heb je zelf nog handige tips? Laat het weten door hieronder een reactie achter te laten of door te reageren via Twitter, Facebook of Google+.