Proactief wachten op anderen

Je kent ze vast: de collega’s die bij besprekingen zelf niets opschrijven; geen aantekeningen, geen afspraken, en zelfs niet de taken die ze zelf op zich nemen. Ik vraag me dan altijd af of dat goedkomt. Zeker als ik van die collega al vaker hebt gemerkt dat hij of zij dingen vergeet.
Nu kan ik me natuurlijk niet overal druk om maken, maar als het om een project van mezelf gaat of om een taak waarbij ik afhankelijk ben van die ander, dan schrijf ik zéker op wie wat gaat doen. Ook als er geen taak voor mijzelf bij zit.

Wachten op anderen
Bron: WaveBreak media via Stockfresh.

De ‘Wachten Op’-lijst

De taken van die collega gaan uiteraard niet op mijn eigen takenlijst, waar ze alleen maar ‘ruis’ zouden veroorzaken tussen de taken die ik wél zelf moet doen. Waar ik ze dan laat? Ik zet ze op mijn ‘Wachten op’-lijst. Die ziet er bijvoorbeeld zo uit:

'Wachten Op'-lijst

In het bovenstaande voorbeeld zie je aan wie de taak is gedelegeerd en wanneer, wat de taak is, voor welk project, en welke einddatum je met de ander hebt afgesproken voor de taak.

'Wachten Op'-lijst in NirvanaHQ en Doit.imZo’n ‘Wachten Op’-lijst kun je op papier bijhouden, waarbij je de taken die voltooid zijn gewoon afvinkt of doorstreept net als op een normale takenlijst, maar je kunt zo’n lijst ook bijhouden in je taakmanager. In een taakmanager kun je meestal verschillende lijsten maken en één van die lijsten kun je de ‘Wachten Op’-lijst noemen. Doit.im en NirvanaHQ hebben bijvoorbeeld al zo’n lijst, maar in Wunderlist, Remember The Milk of in Apple Reminders kun je deze lijst zelf toevoegen.

Outlook - Waiting For CategorieIn Outlook (zie links) kun je een specifieke categorie maken voor deze taken en bijbehorende e-mails.
In Gmail en taakmanagers zoals Todoist (zie rechts) en Nozbe, kun je zelf een label maken die je koppelt aan deze e-mails en taken, zodat je erop kunt filteren. Werken met labels kan trouwens ook in de al eerder genoemde taakmanagers Wunderlist en Remember The Milk.

Wat handig of niet handig is, hangt af van je eigen voorkeur. Het belangrijkst is dat je er een aparte lijst van kunt maken, die je regelmatig kunt nakijken, zodat je op tijd ziet wat er nog moet gebeuren en je op tijd bij de juiste persoon kunt navragen wat de stand van zaken is.

Onzin?

Vind je het onzinnig om bij te houden wat een ander voor jou zou doen? Tja, aan de ene kant heb je natuurlijk gelijk. Mensen horen zich aan hun afspraken te houden. Maar als zij dat niet doen, is dat dan hun probleem, of deels ook jouw probleem? Wie wordt er uiteindelijk op aangesproken als het werk niet op tijd gedaan is? En heb je er dan iets aan om de schuld aan je collega te geven? Of had je hem of haar er misschien aan moeten herinneren?

Zodra je collega’s merken dat jij niet vergeet welke afspraken jij met ze hebt gemaakt, zullen zij zich vaker aan deze afspraken gaan houden. Ze willen je immers niet iedere keer teleurstellen.

In gesprek

En als ze nu écht hardleers blijken te zijn, ga er dan gewoon een gesprek over aan. Wat kan hen helpen om de taak op tijd af te hebben? Hebben ze de juiste instructies en weten ze hoe ze alles moeten doen? Hebben ze toegang tot de juiste programma’s en bestanden? Weten ze waarom het belangrijk is dat ze de taak doen?

Misschien moet je ze eens laten zien hoe een goed takensysteem werkt 😉

Bedenk dat als je er niet op vertrouwt dat een taak gedaan wordt, deze niet thuishoort op je ‘Wachten Op’-lijst. Je moet dan eerst zelf nog actie ondernemen.

Regelmatig bekijken

Hoe vaak je je ‘Wachten op’-lijst moet bekijken is afhankelijk van het werk dat je doet. Werk je veel samen met anderen of delegeer je vaak taken, dan zul je de lijst wat vaker moeten bekijken. Projectleiders bekijken hun ‘Wachten Op’-lijst soms wel meerdere keren per dag.
Als jij je werk voornamelijk zelfstandig doet, dan is eens in de paar dagen misschien genoeg voor jou. Dat voel je zelf het beste aan. In dat geval kan het wel handig zijn om reminders in te stellen voor echt belangrijke items. Maar als je weet dat je iedere dag wel een keer op de lijst kijkt, is dat waarschijnlijk niet nodig.

Bekijk de lijst in elk geval tijdens de wekelijkse update van je systeem. Dan weet je tenminste waar je de komende week speciaal op moet letten en is de kans klein dat je iets belangrijks uit het oog verliest.

Wat doe jij?

Zoals altijd hoor ik graag wat je hiervan vindt. Werk jij met een ‘Wachten Op’-lijst, of houd je niet bij wat je van anderen verwacht? Lijkt het je een goed idee om toch eens te proberen? Bepaal wat voor jouw takenprogramma de handigste oplossing is, of houd gewoon een lijstje bij op papier. Laat me weten hoe dat bevalt door hieronder een reactie achter te laten, of reageer via Twitter, Facebook of Google+.