Snel de juiste actie vinden op je takenlijst 

Heb jij dat ook, dat je takenlijst op een gegeven moment zo lang wordt, dat je eigenlijk niets meer terug kunt vinden? Het liefst wil je natuurlijk zo snel mogelijk weten welke actie je op dat moment het beste kunt doen. Maar op je lijst kom je ook allemaal taken tegen die je op dat moment helemaal niet kúnt doen omdat je niet op de juiste plaats bent of niet zoveel tijd hebt. En er staan ook heel wat taken op die nog wel even kunnen wachten. Je weet zeker dat er belangrijker taken zijn, maar hoe kun je die sneller vinden?

maze-2264_640 - PublicDomainPictures on Pixabay

Gelukkig is hier een oplossing voor, namelijk door de juiste taak te kiezen op basis van:

  1. locatie, tool of persoon;
  2. tijd;
  3. energie;
  4. prioritieit.

Ik zal elk van deze criteria verder toelichten.

Locatie, tool of persoon

Als je aan het winkelen bent of boodschappen doet, is het heel handig als je kunt zien wat je allemaal nog moet kopen, maar heb je er geen belang bij om acties te zien die je alleen thuis of op kantoor kunt doen, zoals een verslag schrijven, ramen lappen, de vriezer ontdooien, of een factuur betalen. Het liefst zie je alleen de dingen die je moet kopen, want dat kun je op dat ook echt moment doen. En als je in de wachtkamer zit bij de dokter of tandarts, zie je waarschijnlijk het liefst alleen wat artikelen of verslagen die je daar kunt lezen.
De plaats waar je je bevindt bepaalt dus voor een groot deel de taken de je kunt doen. Hetzelfde geldt voor de tools of apparaten die je voorhanden hebt, zoals je telefoon of een scanner, en voor de personen die je moet spreken. Als de tool of persoon niet beschikbaar is, zul je de taak moeten uitstellen. Is deze er wel, dan kun je misschien een aantal acties ineens afronden.

Je kunt je actielijst daarom opdelen in bijvoorbeeld de volgende lijsten:

  • list-850179_640 - Geralt on PixabayThuis
  • Kantoor (of als je op twee locaties werkt of in een laboratorium, kun je Kantoor A en Kantoor B of Lab gebruiken)
  • Boodschappen
  • Laptop (als je regelmatig vliegt kun je ook de lijsten Online en Offline gebruiken)
  • Bellen
  • Scannen
  • Persoon A
  • Persoon B

Gebruik lijsten, contexten, tags en/of labels

In een papieren systeem betekent dit dat je je taken verdeelt over verschillende lijsten, meestal op basis van het eerste criterium: de plaats waar je moet zijn, of de tool of persoon die je nodig hebt om de actie uit te voeren. Iedere lijst zet je dan op een apart blad en bij de taak zelf kun je een tijd-, energie en/of priorteitindicatie vermelden.
Als je met een taakmanager werkt, kun je meestal contexten, tags of labels definiëren en koppelen aan je taken. Hierdoor kun je je taken filteren, zodat je alleen nog de taken ziet waaraan je een bepaalde context, tag en/of label hebt gekoppeld. De term ‘Context’ is overigens afkomstig van David Allen, bedenker van de methode Getting Things Done.

Zelf bepalen

Je mag helemaal zelf weten welke contexten je wilt gebruiken, maar zorg er wel voor dat het er niet te veel zijn. Als je een lijst hebt waarop altijd maar maar één of twee taken staan, dan kun je deze beter samenvoegen met een andere. En voor personen die je niet vaak spreekt, kun je bijvoorbeeld de context ‘Bespreken’ gebruiken en de naam van de persoon aan de begin van de taak vermelden.
Zorg er ook voor dat je gemakkelijk kunt bepalen welke context bij een taak hoort. Gebruik ‘Kantoor’ dus alleen voor taken waarvoor je fysiek aanwezig moet zijn op kantoor, maar niet voor taken die ook kunt doen als je een dagje thuis werkt, en kijk uit dat je als je zowel Laptop als WWW, Mail en Offline gebruikt, je precies weet in welke gevallen je dat doet.

Aanpassen

Wees gerust: Vrijwel niemand gebruikt na een paar maanden nog steeds dezelfde indeling als waar hij of zij mee is begonnen. Pas als je er echt mee werkt kom je, kom je erachter dat je er één of twee mist en dat er een paar niet zo handig blijken te zijn als je had gedacht.
In een taakmanager kun je de context, tag of het label van een taak meestal vrij gemakkelijk aanpassen. Met een papieren systeem kan het soms wel even wat werk zijn omdat je misschien taken van de ene lijst moet overzetten naar een andere.

Tijd

tijd-804563_640 - Geralt on PixabayJe zult merken dat er met name heel veel taken staan op de lijst Laptop, PC, of Computer. Gelukkig zijn er meer criteria die je kunnen helpen te bepalen wat je kunt doen. Bijvoorbeeld ‘Tijd’. Als je maar 10 minuten hebt, zal het je niet lukken een taak van een uur uit te voeren. In veel taakapplicaties kun je daarom een tijdschatting invoeren of enkele labels definiëren en koppelen (bijvoorbeeld 10, 30, 60, 60+), waardoor je gemakkelijk de taken kunt filteren die passen bij de hoeveelheid tijd die je hebt.
Als je met een papieren systeem werkt kun je het geschatte aantal minuten achter de taak te zetten.

Energie

geenzin-15584_640 - PixabayOok kun je selecteren op basis van de hoeveelheid energie die je hebt. Soms heb je misschien wel een uur de tijd om vanalles te doen, maar heb je de hele dag vergaderingen gehad of heb je net een belangrijke presentatie gegeven en heb je eigenlijk geen energie meer over om nog aan een lastige klus te beginnen. Daarom is het handig om bij een taak aan te geven of je er veel of weinig energie voor nodig hebt. Reken er namelijk niet op dat je nog in staat bent om dat te bedenken, op het moment dat je alleen in staat bent om wat simpele klusjes te doen. Dan ben je blij als je gewoon zonder er bij na te hoeven denken een lijstje kunt bekijken waarop een paar simpele dingen staan die toch nog moesten gebeuren.
Label dit soort taken dus op het moment dat je nog voldoende energie hebt om hierover na te denken: ‘Be kind to your future-self’.

Dit werkt trouwens op twee manieren:
A. Je krijgt ook die kleine simpele klusjes gedaan die toch moeten gebeuren, en
B. Als je niets doet terwijl je weet dat je eigenlijk bezig zou moeten zijn, ga je je vaak schuldig voelen. Doordat je nu tóch zinvol bezig bent met weliswaar eenvoudige klusjes, zul je je al snel een stuk beter voelen en krijg je vaak juist weer nieuwe energie.

Prioriteit

Als je na selectie op basis van de vorige drie criteria, nog steeds kunt kiezen uit twee of meer taken, doe dan eerst de belangrijkste. Je kunt bepalen welke dit is door te kijken welke taken het eerst klaar moeten zijn, of welke bij je belangrijkste projecten horen, of bij de doelen die je het liefst wilt realiseren.
Kun je nog niet kiezen? Kies dan bijvoorbeeld de moeilijkste of vervelendste. Dan heb je die ook alvast gedaan. Doe je liever de gemakkelijke? Prima, het is immers je eigen keuze 🙂

Hoe relevant zijn locatie en beschikbare tools nog?

Vorige week zag ik het onderstaande filmpje van Sven Fechner waarin hij vertelt over de contexten die hij voor zichzelf heeft gedefinieerd. Hij vindt het achterhaald om rekening te houden met locatie en tools, omdat je met je telefoon of tablet vrijwel alles kunt doen op iedere locatie. In plaats daarvan kiest hij voor een indeling op basis van tijd en aandacht. Erg interessant om eens te bekijken. Misschien vind je zijn insteek veel praktischer!

Zelf ben ik door het schrijven van deze blogpost en ook door het zien van het filmpje van Sven Fechner weer eens flink gaan nadenken over de contexten die ik zelf gebruik. Eigenlijk zijn het er te veel en doe ik nog te weinig met de criteria tijd en energie, waardoor ik soms misschien niet de juiste keuzes maak. Ik heb een mini-poging gedaan om de indeling van Fechner direct in te voeren in mijn eigen systeem, maar omdat ik in de taakmanager die ik momenteel gebruik (Doit.im) maar één context tegelijk kan koppelen, het gebruik van tags niet zo handig is, en ik mijn ‘oude contexten’ nog niet direct kwijt wilde, ben ik er al snel mee gestopt. Daar moet ik de komende tijd dus nog maar eens goed over nadenken.

Wat vind jij van contexten?

Ik ben erg benieuwd naar jouw ervaringen met het gebruik van contexten om je takenlijst op te delen. Is het nieuw voor je of werkte je er al mee? Hoe heb jij je contexten ingedeeld? Welk onderscheid vind je handig en wat gooi je op één hoop? Wat vind je van de indeling die Fechner gebruikt?

Laat het weten door hieronder een reactie achter te laten of door te reageren via Twitter, Facebook of Google+.