Tips om je eigen externe systeem te bouwen

In de tweede blogpost van de blogserie “In drie stappen naar meer rust, ruimte en overzicht voor jezelf” schreef ik over het opzetten van een extern systeem en de onderdelen waaruit zo’n systeem bestaat. Bij ieder onderdeel noemde ik een aantal voorbeelden van tools die je kunt gebruiken. Daarbij kon je ook zien dat het soms logisch is om bepaalde onderdelen van je systeem in één en dezelfde tool vast te leggen, terwijl dat voor andere onderdelen niet hoeft te gelden. Dit kan ook per persoon verschillen. Zo’n systeem is dus heel persoonlijk en wat voor de één werkt, kan een ander heel onhandig vinden.

Apps - Geralt Altmann - Pixabay

In deze blogpost wil ik je een aantal tips geven over waar je op moet letten bij de keuze van tools voor je eigen systeem. Misschien wijd ik nog wel eens een blogpost aan mijn eigen systeem en hoe ik tot bepaalde keuzes ben gekomen. Toch denk ik dat het beter is als je eerst zelf op zoek gaat. Daarom wil ik je in deze blogpost vooral wijzen op een aantal belangrijke overwegingen:

1. Niet alles in één tool

Probeer niet persé alles in één tool te zetten.
‘Eén systeem’ betekent niet ‘één tool’. Een systeem is een consequente manier van organiseren. En dat kan betekenen dat je bepaalde informatie altijd op plaats A opslaat, en andere informatie op plaats B. Zolang je maar weet wat waar staat, je consequent blijft en je regelmatig op zowel plaats A als B kijkt.
Ik heb wel eens geprobeerd om alles in één tool te zetten. Sommigen gebruiken hiervoor Evernote, anderen een tool als IQTell*. Met name de laatste leek inderdaad erg compleet, maar vond ik uiteindelijk toch te traag en te complex. Dat brengt me direct bij de volgende tip:

2. Gemakkelijk te gebruiken

Zorg ervoor dat je systeem voor jou gemakkelijk is om te gebruiken.
Voor de één is dat een systeem op papier (bijv. met een filofax of een notebook) en voor de ander bestaat dat uit één of meerdere apps.
Maar gebruik dus geen hele complexe tool die misschien wel vanalles kan, maar waar je bij ieder item dat je erin opslaat te lang bezig bent met het instellen van allerlei opties, labels en vinkjes, of waarvoor je telkens de handleiding moet bestuderen. Snelheid en het gemak om iets op te slaan zorgen ervoor dat je dat zonder aarzelen zult doen, waardoor je systeem completer en dus betrouwbaarder wordt.

3. Ruimte voor notities

Let erop dat op diverse plaatsen ruimte is om notities te maken, ook bij het vastleggen van taken. Het is altijd handig om een aantal steekwoorden te kunnen noteren, een adres bij een afspraak, een telefoonnummer van iemand die je moet bellen, en bij een project of actie kan een uitgebreidere omschrijving of (direct aanklikbare) URL handig zijn.

4. Waar en wanneer raadplegen

Notes - - William Iven (FirmBee) on PixaBayDenk eraan waar en wanneer je je systeem wilt kunnen raadplegen.
Wil je alleen thuis of op je werk of school je lijsten kunnen zien? Dan hoeft jouw systeem niet supermobiel te zijn.
Wil je echter ook op andere plaatsen naar (delen van) je systeem kunnen kijken, dan is het dus belangrijk dat je die onderdelen van je systeem vanaf verschillende plaatsen kunt raadplegen of dat je het met je mee kunt nemen. Denk eraan: Ook een papieren notitieboek kun je gewoon meenemen :-).

5. Samenwerken

Moet je veel samenwerken in projecten en gebruikt het projectteam daarbij tools waarin die projecten worden beheerd en waarin ook projecttaken worden beschreven? Als die tool ook ruimte biedt voor je persoonlijke taken (zoals bijvoorbeeld Asana), zou je kunnen overwegen om die tool voor ál je taken te gebruiken.
Wat ik echter ook zie bij projecten is dat de taken voor het projectteam vrij globaal zijn gedefinieerd, terwijl zo’n projecttaak voor de persoon die het uitvoert vaak uit een aantal kleinere acties bestaat. Het opstellen van een rapportage bijvoorbeeld, kan betekenen dat je eerst allerlei gegevens bij verschillende mensen moet opvragen, voordat je de rapportage kunt opstellen, (laten) controleren en publiceren. Deze gedetailleerde taken leg je misschien niet vast in de tool voor het projectteam, maar wel in je eigen systeem.
Kijk dus in hoeverre het je handig lijkt om de tool waarin de teamprojecten worden bewaakt, ook te gebruiken is voor je persoonlijke systeem.

6. Belangrijke beperkingen

Ga na of er bij je bedrijf of (school)instelling nog belangrijke beperkingen zijn waar je rekening mee moet houden.
Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je e-mail en agenda’s allemaal worden bijhouden en gedeeld in bijvoorbeeld Outlook of Gmail. Dan kan het een goed idee zijn om die tool als uitgangspunt te nemen en vervolgens te bepalen waar je de andere onderdelen van je systeem onderbrengt (bijvoorbeeld OneNote of Evernote).
Ook kan het zo zijn dat je bepaalde applicaties niet zomaar mag installeren in verband met de veiligheid van het netwerk. Overleg in dat geval met je systeembeheerder over wat er mogelijk is.

7. Denk niet te lang na over je tool(s)

Er zijn ongelooflijk veel tools die je zou kunnen gebruiken in je systeem. Het belangrijkste is echter om er niet te lang over na te denken en niet eerst vanalles uit te proberen, maar om gewoon te beginnen met datgene dat het meest voordehandliggend is. Je merkt dan vanzelf wat wel en wat niet werkt voor jou. Als je gaat rondkijken naar wat anderen gebruiken, onthoud dan dat er echt geen ‘ultiem systeem’ is. Je moet echt een eigen systeem opzetten en dat kan soms even duren. Je zult het regelmatig ‘bijschaven’ terwijl je ermee werkt. Zelf doe ik dit vaak naar aanleiding van het wekelijkse onderhoud van mijn systeem. Tijdens dat onderhoud heb je namelijk een vrij grote kans om erachter te komen dat bepaalde onderdelen van je systeem nog niet helemaal goed werken. Nóg een goede reden dus om je wekelijkse update te doen!

Wat denk je?

Wat vind jij belangrijk bij het kiezen van tools voor je externe systeem? Kun je nog tips aan dit lijstje toevoegen?
Laat het weten door hieronder een reactie achter te laten of door te reageren via Twitter, Facebook of Google+.

Update 18-8-2015 21:00:
*) Het toeval wil dat juist vandaag IQTell heeft aangekondigd zijn diensten te beëindigen per 16 september 2015. Heel erg jammer want het is echt één van de mooiste en meest complete tools die ik ooit heb gezien. De mensen die IQTell volop gebruikten zijn op dit moment zeker niet te benijden. Het zal voor hen een hele zoektocht worden om vervanging te vinden voor alle functies van IQTell en om alle informatie die ze erin hadden opgeslagen te exporteren naar andere tools.

Update 2-9-2015 10:10
Enkele dagen geleden kondigde IQTell aan toch door te kunnen gaan. Heel goed nieuws en ik hoop echt dat het ze gaat lukken. In deze reply op de aankondiging vind je meer details.