Wegwijs in het oerwoud van taakmanagers

In de blogs die ik schrijf vertel ik regelmatig dat je een extern systeem moet gebruiken om je taken, afspraken, notities en andere referentiematerialen in vast te leggen. Voor notities en referentiemateriaal verwijs ik meestal naar Evernote (maar je zou ook OneNote, Apple Notes of Google Keep kunnen gebruiken), en afspraken zet je natuurlijk in je agenda, maar wat kun je eigenlijk het beste gebruiken voor je taken?

Oerwoud - Beppek via Pixabay 401014
Bron: Beppek via Pixabay

Op ieder forum over productiviteit is dit een onderwerp dat telkens weer terugkomt, ook in discussies die in eerste instantie over iets heel anders begonnen. Er is tegenwoordig een oerwoud aan taakmanagers en je ziet vele gebruikers verzanden in het overstappen van de ene naar de andere tool, denkend dat er een ultieme tool is waardoor hun systeem eindelijk zal gaan werken.

Helaas, ze kunnen blijven zoeken tot Sint-Juttemis, want er bestaat niet zoiets als ‘dé tool’. Een goed systeem voor je taken kun je zelfs opzetten met alleen pen en papier. Het gaat erom dat je op de juiste manier met je systeem omgaat. Een tool kan daarbij helpen (het woord zegt het al), maar kan dit niet voor je doen.

“A fool with a tool, is still a fool” ~ Grady Booch

Pan - Foto-Rabe via Pixabay 751042
Bron: Foto-Rabe via Pixabay

Je kunt de tools eigenlijk wel vergelijken met pannen bij het koken. De methode is dan het recept en je hebt meestal meerdere pannen (tools) nodig om het eten te bereiden. Daarbij heeft iedere pan zijn specifieke kwaliteit (bakken, grillen, koken, stomen vs inbox, agenda, notities en taken), maar zonder een goed recept ben je nergens (wat gebruik je wanneer, waarvoor en vooral: hoe), zelfs niet als je de duurste en beste pan hebt. Overigens kunnen de beste koks zich vaak ook redden met de meest simpele pannen ;-).

Welke taakmanager (of pan) je kiest is dus afhankelijk van wat je ermee wilt kunnen (koken op gas, elektrisch, keramisch of inductie, vaatwasserbestendig), wat je fijn vindt (groot, klein, licht, zwaar) en wat je ervoor uit wilt geven.

Ik kan je dus niet vertellen welke taakmanager de beste is, maar ik wil je wel op weg gaan helpen en een aantal tools bespreken die ik zelf korte of langere tijd heb gebruikt, of nog steeds gebruik. Maar nogmaals, wat ik belangrijk en handig vind, hoef jij helemaal niet handig of belangrijk te vinden. Het gaat erom wat voor jou werkt.

Mijn criteria

Om snel te kunnen bepalen of een tool voor mij zou kunnen werken, heb ik voor mezelf een lijst opgesteld van criteria die ik belangrijk vind. Naarmate je meer ervaring krijgt met verschillende tools en je eigen werkwijze, kun je voor jezelf ook zo’n lijst opstellen.

    • Werkt de tool op zowel Web, iPad als Android?
    • Kan ik mijn taken zowel per project (zie tip 3), als per context bekijken?
    • Kan ik notities gemakkelijk toevoegen, wijzigen en verwijderen?
    • Kan ik de twee excelkolommen van mijn boodschappenlijstje rechtstreeks plakken in het notitieveld?
    • Heb ik voldoende mogelijkheden om reperterende taken in te stellen (bijv. ook ‘iedere 3e donderdag v.d. maand’)
    • Kan ik met templates werken voor regelmatig reperterende projecten met veelal dezelfde taken?

  • Kan ik eenvoudig filteren op mijn belangrijkste taken?
  • Kan ik taken gemakkelijk verplaatsen en wijzigen (ook het gekoppelde project en de labels)?
  • Kan ik in een taak de directe link toevoegen naar een Evernotenotitie, waarmee de notitie wordt geopend in de lokale evernote-app en niet in de webapplicatie?

Pen en papier

Ik houd heel erg van digitale systemen door hun flexibiliteit, snelheid, filtermogelijkheden en omdat je allerlei informatie met elkaar kunt verbinden. Aan mijn criteria is ook duidelijk te zien dat pen en papier voor mij in feite afvalt.
Toch heb ik de afgelopen week gefascineerd zitten kijken naar diverse filmpjes van met name het ‘Bullet journal’ systeem.
Zoals je ziet is de basis heel simpel, maar je kunt het ook heel mooi maken. Kijk maar eens (niet te lang 😉 ) naar wat Boho Berry ermee doet.
Uiteraard begon ik me af te vragen of je Getting Things Done zou kunnen integreren met de Bullet Journal. Ik heb daar twee voorbeelden van gevonden:

Ik vond beide oplossingen nog niet optimaal en denk erover om binnenkort een blog te schrijven die een betere oplossing laat zien (maar vast niet mooier dan die van Boho Berry… ).

moleskinesEen ander gewild papieren systeem is de Filofax. Dat komt vooral omdat het losbladig is. Bekijk hier een voorbeeld.

Ook de Moleskine-notebooks zijn nog steeds erg populair. Daarin reserveer je van tevoren een aantal pagina’s voor bijvoorbeeld je inbox, je projectenlijst, taken, waiting for, someday/maybe en notities, en kun je met tabjes aangeven op welke plaats welke sectie begint (zie afbeeldingen).

Kijk hier voor een beschrijving van een indeling voor GTD in een Moleskine-notebook, met verwijzingen naar andere pagina’s over het gebruik van een Moleskine als takenmanager. Ook is er een officiële Getting Things Done setup guide voor papieren systemen.

Tip! Nummer de pagina’s van je papieren systeem, zodat je gemakkelijk naar de juiste informatie kunt verwijzen (bijvoorbeeld vanuit je projectenlijst naar het specifieke projectplan, en door een inhoudsopgave te maken met daarin verwijzingen naar notities van besprekingen, trainingen, etc).

Digitale takensystemen

Dan gaan we nu het digitale oerwoud in. Er zijn honderden zoniet duizenden apps beschikbaar voor taakmanagement, maar voordat je die allemaal gaat proberen, help ik je graag een beetje op weg door de bekendste te benoemen. Ik heb daarvoor grofweg een indeling gemaakt op basis van individueel gebruik of in teams, prijs en complexiteit.

Team of individueel?

Voor digitale systemen is het belangrijk om te weten of je samen met een team aan taken en projecten wilt werken of dat dit je dit individueel wilt doen. Voor teams zijn Asana en Trello absolute aanraders. Beide kun je ook voor je eigen taken gebruiken, of gecombineerd (dus met lijsten voor je persoonlijke taken en lijsten met teamgerelateerde taken). Asana is gratis tot teams van 15 personen en bij Trello is dit onbeperkt.

Gratis en eenvoudige persoonlijke systemen

Als je heel eenvoudig en gratis wilt beginnen met een persoonlijke taakapplicatie, gebruik dan de takenmanager op je telefoon, Outlook* op je werk, of de gratis applicatie Wunderlist.

  • Je kunt de taakapplicatie op je telefoon gebruiken als je daarmee verschillende lijsten kunt maken, ofwel met taken per project, ofwel met taken per context. Als je maar één lijst kunt maken heeft het niet zoveel zin. Let ook op of je ook een mogelijkheid hebt om een einddatum en notities te voegen en of je je taken ook op je laptop kunt zien als je dat wilt.
  • Outlook* kan wél werken met één takenlijst (dat is zelfs het handigst). Om een project of context toe te wijzen aan een taak, gebruik je de categorieën in Outlook. Ook kun je bij Outlook-taken een einddatum en notities toevoegen.

* Ik noem Outlook hier als ‘Gratis’ variant omdat veel mensen hier op hun werk mee (moeten) werken. Outlook lijkt dan voordehandliggend, maar houd er rekening mee dat je je Outlook taken niet zomaar ook kunt synchroniseren met je mobiele apparaten. Prima als je werk en privé helemaal gescheiden wilt houden, maar anders zou ik een taakmanager gebruiken die ook een webinterface heeft.

  • WunderlistWunderlist - Projecttasks is één van de meest eenvoudige gratis taakapplicaties en velen zijn er erg enthousiast over. Je kunt er lijsten in maken met taken per project, of met taken per context. Ook is er een goede mobiele applicatie, kun je werken met einddata en notities, en kun je bestanden koppelen aan taken. Zelf vind ik hem te eenvoudig, maar ik zou zeggen: gewoon uitproberen. Ze zijn inmiddels overgenomen door Microsoft, dus het is zeker interessant om te volgen welke ontwikkelingen daar gaan komen.

Gratis digitale systemen met meer opties (iets complexere inrichting)

  • In Remember the Milk kun je lijsten maken per project, en tags gebruiken voor je contexten. Dat laatste kan ook in Wunderlist, maar omdat het daar wat meer verstopt is vind ik het onhandig. Bovendien kun je in Remember The Milk werken met een starttijd, tijdsinschatting, prioriteit, herinnering via je fysieke locatie (bijv. in de buurt van een bepaalde winkel) en uiteraard met notities en een einddatum. Het werkt niet zo soepel als Wunderlist, maar is wel flexibeler qua inrichting (en daardoor ook iets complexer).
  • Toodledo is het afgelopen jaar flink geüpdatet, maar de update van het belangrijkste onderdeel moet nog komen: de takenlijsten. Ook voor Toodledo geldt dat het meer opties bevat dan Wunderlist en je bent ook flexibeler qua inrichting, maar het is complexer om de tool te gebruiken. Wat ik wel erg mooi vind is dat er aparte functionaliteit is voor het aanleren van nieuwe gewoonten. Ik zou wel nog eerst even wachten op de update van de taken.

Beide apps synchroniseren met hun mobiele applicatie, ook als je de gratis variant hebt.

Betaalde, maar redelijk goedkope applicaties, gemakkelijk qua gebruik

Dan komen we bij een aantal applicaties waar je een bedrag per maand of jaar voor moet betalen ($ 20,- tot $ 40,- per jaar). Deze applicaties vind ik erg goed qua functionaliteit, gebruiksgemak en inrichting. De gratis versies missen enkele essentiële onderdelen, waardoor je er wel mee kunt testen, maar voor echt gebruik heb je de betaalde versie nodig.
Zelf heb ik er overigens helemaal geen moeite mee om voor een goede app te betalen, zeker voor apps die je heel regelmatig gebruikt en een essentieel onderdeel vormen van je workflow. Bovendien zorg je er door te betalen ook voor dat ze op langere termijn door kunnen gaan met de ontwikkeling van de applicatie.

Een aantal bekende voorbeelden van deze apps zijn:

  • Doit.im - ProjecttasksDoit.im ( $2,- per maand / $20,- per jaar) heeft een eenvoudige maar goede inrichting, behalve de tags en goals, maar die hoef je niet per sé te gebruiken (ik gebruik ze tenminste niet). Wat ik een nadeel vind qua gebruiksgemak is dat ik vaak ergens op een ‘edit’-knop moet klikken om een taak te kunnen wijzigen, terwijl dat in andere applicaties gewoon kan door op de titels of labels te klikken. Het werkt dus iets houteriger. Maar het is wel supergoedkoop en ik heb er heel lang mee gewerkt. De gratis versie synchroniseert maar één keer per 24 uur met je mobiele applicaties.
  • NirvanaHQ - ProjecttasksNirvanaHQ ($5,- per maand / $40,- per jaar) ziet er heel goed uit en is net als Doit.im heel gemakkelijk in te richten. Wat ik hierin heel erg mooi vind is dat je standaard een tijds- en energieinschatting per taak kunt invoeren en als je een taak de status ‘Wachten op’ geeft dan wordt direct gevraagd welke contactpersoon je eraan wilt koppelen. De lijst van contactpersonen kun je overigens aanmaken zonder dat zij zelf met NirvanaHQ hoeven te werken. Een e-mailadres invullen bij een contactpersoon is optioneel, dus je kunt personen koppelen aan taken zonder dat zij daar zelf een melding van krijgen. In de gratis versie van NirvanaHQ kun slechts 5 projecten aanmaken.
  • Todoist - ProjecttasksTodoist (€ 30,- per jaar) is de applicatie die ik zelf gebruik. Ik kan gemakkelijk zowel met projecten als contexten werken en het integreert bijzonder goed met andere systemen zoals Evernote, Gmail, Toggle (uren schrijven), Airmail (mijn Mac mailapp), Cloudmagic (mijn mobiele mailapp). De applicatie werkt heel intuïtief en snel. In de gratis versie kun je niet met contexten (labels) werken en kun je geen notities toevoegen aan de taken. Daardoor is deze app lastig te testen. Mocht je de app toch met alle functies willen proberen dan hebben ze wel een ’30 dagen niet goed, geld terug’-regeling (‘refund’). Daar heb ik een tijd geleden al eens gebruik van gemaakt, toen de app mij nog niet goed beviel.
  • Ook GQueues ($ 25,- per jaar) wil ik niet ongenoemd laten, hoewel deze qua complexiteit ongeveer gelijk is aan de gratis applicatie Remember the Milk. Remember the Milk bevat wel wat meer functies, maar GQueues vind ik iets soepeler qua gebruik. De gratis versie synchroniseert niet met de mobiele app.

! Let op, sommige prijzen zijn in euro’s andere in dollars.

Duurdere, meer geavanceerde en (meestal) complexere digitale applicaties

Uiteraard zijn er ook duurdere versies van applicaties. Deze zien er over het algemeen erg goed uit, maar zijn meestal niet weggelegd voor mensen die net beginnen met het opzetten van een systeem. Ze worden het meest gewaardeerd door gebruikers die al langere tijd werken met een methode zoals Getting Things Done, en die hun eigen systeem al behoorlijk goed hebben opgezet, en die weten wat ze belangrijk vinden qua functies. Dat geldt overigens niet voor de eerstgenoemde, Nozbe.

  • Nozbe - ProjecttasksNozbe (€ 10,- per maand / € 96,- per jaar, toegang voor 2 gebruikers) is een absolute topapplicatie. Heel eenduidig qua inrichting, opties om ook de geschatte tijd en energie voor een taak aan te geven en een hele mooie integratie met Evernote. Het belangrijkste nadeel vind ik alleen dat er te weinig opties zijn voor het instellen van herhalende taken, wat voor mij een belangrijk criterium is. Ook is er weinig integratie met andere apps zoals mailapplicaties.
  • IQTell - ProjecttasksIQTell (€ 8,- per maand / € 70,- per jaar) is een alles-in-één applicatie (mail, taken, agenda, notities). Het had bijna niet meer bestaan omdat er te weinig inkomsten waren, maar het ondergaat momenteel een complete verbeterslag. Het heeft de unieke feature dat het ook e-mail kan ophalen, waardoor je je mailtjes rechtstreeks kunt koppelen als resources aan je taken en projecten. Een zeer gewaardeerd feature vooral door echte ‘producitiviteitsnerds’ die het liefst alle informatie zo dicht mogelijk bij elkaar willen hebben. Toch gebruiken zij lang niet allemaal IQTell en dat komt omdat het op andere onderdelen vrij complex kan zijn qua gebruik.

Ook zijn er enkele applicaties waarvoor je een eenmalige aanschafprijs betaalt (per platform)

  • Omnifocus (€ 40,- voor de Mac app en voor de iOS app) moet een absolute topper zijn voor de gevorderde gebruiker, maar aangezien deze alleen voor Mac en iOS is gemaakt (en ik geen iPhone heb), heb ik deze nog nooit gebruikt.
  • 2Do (€ 50,- voor de Mac app) ontdekte ik pas deze week en ziet er ook heel erg mooi uit. Er is een trialversie van 21 dagen, dus mocht ik toch nog eens willen wisselen van app, dan ga ik deze zeker testen. Er is ook een app voor iPad en iPhone (€ 15,-) en een Android-app (€ 4,-).

Taken beheren in Evernote

En dan tot slot nog de vraag of je ook Evernote kunt gebruiken als taakapplicatie. Het antwoord is: ‘Ja dit kan’. In een notitie kun je taken maken via checkboxen die je ook kunt afvinken, en je zou ook een notitie als een taak kunnen zien. Er zijn diverse beschrijvingen over het gebruik van Evernote als taakapplicatie:

Ik heb zelf twee serieuze pogingen gedaan om Evernote als taakapplicatie te gebruiken, maar voor mij werkte het niet:

  • Je kunt het heel simpel aanvliegen en een notitie per project maken met daarin alle taken van het project, maar dan kun je je notities niet per context filteren, wat ik wel graag wil.
  • Je kunt uiteraard ook een notitie per context maken, met daarin een takenlijst, maar dan is de dimensie ‘project’ verdwenen.
  • Via de bovenstaande links kom je bij setups die werken met meerdere tags en notitieboeken voor projecten en/of contexten. Je zult dan echter ook allerlei filters moeten aanmaken om de juiste overzichten te kunnen zien en je zult zelfs moeten bedenken hoe je gaat aangeven dat een taak (eigenlijk dus een notitie) ‘voltooid’ is.

Dat vond ik zelf te omslachtig. Voor mijzelf heb ik dus de conclusie getrokken dat Evernote voor ideeën, notities en ander referentiemateriaal is, en dat taken in een taakapplicatie thuishoren (maar dus wel het liefst één waarmee je vanuit de taak ook snel een notitie in Evernote kunt openen). Natuurlijk kan het zo zijn dat je het zelf wel fijn vindt werken. Kijk maar eens naar een discussie die ik een tijdje geleden met iemand had op LinkedIn.

Maak een keuze voor langere tijd en doe je wekelijkse update

Als je net begint, wil je waarschijnlijk gewoon een gratis tool uitproberen en het liefst één die niet al te moeilijk is. Verder is snelheid en gebruiksgemak ook erg belangrijk, want je wilt niet te veel tijd kwijt zijn met het vastleggen van nieuwe taken, ze op de juiste plaats zetten in je systeem en het selecteren van de juiste taken om te doen. Uiteraard is het belangrijk om iets te vinden dat past bij je eigen manier van werken en organiseren en het is daarom niet ongebruikelijk om af en toe te wisselen van taakapplicatie.

Cruciaal: de wekelijkse update

Echter, wissel niet te snel. Probeer een applicatie echt een maand of vier uit voordat je overstapt op iets anders.
Een cruciaal onderdeel hierbij is het doen van de wekelijkse update. Een systeem met verouderde projecten en takenlijsten kan immers door geen enkele taakapplicatie gered worden. Het heeft vrij lang geduurd voordat ik dat zelf besefte.

Telkens, om de zoveel weken, was ik mijn tool weer helemaal zat en ging ik op zoek naar een andere. Op een gegeven moment besefte ik dat dat kwam omdat ik de wekelijkse update niet uitvoerde. Wat doe je namelijk als je overstapt? Je bekijkt dan immers al je lijsten weer eens goed en gaat je lijsten, taken en projecten betere namen geven. Ook zorg je ervoor dat je oude taken niet in je nieuwe systeem terechtkomen en zet je de belangrijkste taken en projecten bovenaan, etc. etc. Waar lijkt dat op? Juist. De wekelijkse update.

Kom dus niet in dezelfde verleiding, maar doe gewoon de wekelijkse update van je systeem. Het zoeken en vergelijken van tools kost veel tijd, evenals het overzetten van je taken, terwijl een wekelijkse update maar 1 tot 2 uur duur. Doe daarom eerst een grondige update voordat je besluit over te stappen. Als je ná die update nog steeds een andere tool wilt, dan zou je inderdaad eens op zoek kunnen gaan.

Veel succes!

Uiteraard was dit maar een klein deel van de verschillende taakmanagers die er zijn. Toch zijn de meestgebruikte volgens mij wel aan bod gekomen. Met welke werk jij graag en waarom? Of werk je liever met een papieren systeem? Wat zijn jouw belangrijkste selectiecriteria voor een taakmanager?
Laat het weten door hieronder een reactie te plaatsen of door te reageren via Twitter, Facebook, Google+ of LinkedIn.