Wekelijks je externe systeem updaten

Dit is de laatste blogpost van de serie ‘In 3 stappen naar meer rust, ruimte en overzicht voor jezelf‘, en hierin bespreek ik de laatste van de drie stappen:

  1. Probeer niet alles zelf te onthouden, maar noteer het ergens, leg het vast
  2. Gebruik een extern systeem dat je regelmatig raadpleegt
  3. Zorg ervoor dat je systeem up-to-date blijft

De stappen zijn gebaseerd op de methode Getting Things Done van David Allen en veel mensen die volgens zijn methode werken, zeggen dat deze laatste stap de belangrijkste is en daar ben ik het hartgrondig mee eens.

Misschien heb je wel eens gelezen over het veranderen van gewoonten en dat sommige gewoonten sleutels zijn die ervoor zorgen dat je andere gewoonten gemakkelijker kunt aanleren of veranderen. Stap 3 is zo’n ‘sleutelgewoonte‘.
Bovendien, als je deze stap niet doet, zijn de vorige twee eigenlijk zinloos. Aan het eind van dit artikel ga ik daar nog iets verder op in. De wekelijkse update is dus de sleutel tot succes en kun je het beste direct toepassen. Ook als je in eerste instantie geneigd bent dit nog niet te doen omdat je denkt dat je systeem nog ‘niet lekker loopt’. Dat is juist een extra reden om het wel te doen!

Waarom een wekelijkse update?

stockfresh_1241931_magnify_wordsIn een week kan er veel veranderen. Nieuwe ideeën, nieuwe projecten, en wat eerst actueel leek, blijkt nu alweer achterhaald. Daarom is het belangrijk om wekelijks in één tot anderhalf uur je hele systeem even goed te bekijken en ervoor te zorgen dat alles weer up-to-date is. Lijkt je dat zinloos of denk je dat het te veel tijd kost? 60 tot 90 minuten is echt niet veel als je ziet wat het je zoal oplevert:

  • Een takenlijst die up-to-date is
  • Je weet wat de komende weken op je agenda staat
  • Een actueel overzicht van je prioriteiten
  • Rust in je hoofd, want voor zover je het überhaupt kúnt weten, weet je precies wat je te doen staat de komende tijd.

Als je geen regelmatige update doet kan ik je garanderen dat je na een tijdje je systeem niet meer vertrouwt en je geheugen het weer overneemt. En dan kun je dus weer bij stap 1 van deze blogserie beginnen…

Eigenlijk kun je zo’n wekelijkse update wel vergelijken met de jaarlijkse voorbereiding voor je vakantie. Dan weet je ook precies hoe je ervoor staat en heb je alles onder controle, nietwaar? Lijkt het je niet heerlijk om dat opgeruimde gevoel iedere week te hebben?

De stappen van de wekelijkse update

Overtuigd? Wil je het een kans geven? Top! Dan zal ik je uitleggen hoe je een wekelijkse update uitvoert.

  1. Open je agenda en kijk naar je afspraken van de afgelopen twee weken. Meestal herinner je je ineens nog bepaalde taken die je naar aanleiding van de afspraken nog moet doen. Voeg deze toe aan je actielijst.
  2. Kijk nu naar je afspraken van de volgende vier weken in je agenda. Wat moet je nog voorbereiden? Heb je daar al acties voor op je actielijst gezet?
  3. Kijk of je projectenlijst compleet is en of er geen afgeronde projecten meer op staan.
  4. Kijk naar de acties op je actielijst en controleer of ze nog actueel zijn en of ze duidelijk genoeg zijn omschreven om ze direct uit te kunnen voeren. Zijn er misschien acties waarvan je niet meer zeker weet of je ze wilt doen? Verplaats ze dan naar je ‘Ooit/misschien’ lijst.
  5. Bekijk ook de items op je ‘wachten op’-lijst. Zijn er nog mensen die je een reminder wilt sturen? Als dat nu te veel tijd kost, schrijf het dan even op, of zet het op je actielijst om het na deze update te doen.
  6. Bekijk de items die op je ‘later/misschien’-lijst staan. Zitten er items tussen waarvan je inmiddels weet dat je ze binnenkort gaat doen? Verplaats ze dan naar je actielijst.

RelaxAls je deze stappen gevolgd hebt voel je je als het ware weer ‘on top of your game’. Je weet precies waar je mee bezig bent en wat er komen gaat. Ook heb je een beslissing genomen over wat je de komende tijd NIET gaat doen; iets dat voor het gevoel van rust en overzicht misschien wel nét zo belangrijk is als weten wat je wél gaat doen.

Wanneer doe je nu zo’n wekelijkse update?

Veruit het meest favoriete moment voor zo’n wekelijkse update is de vrijdagochtend. Redenen daarvoor zijn bijvoorbeeld:

  • Je moet vrij goed geconcentreerd zijn en voor de meesten geldt dat dat ‘s ochtends het beste lukt.
  • Mocht het nodig zijn dan kun je na je update nog een aantal urgente acties doen voordat het weekend begint.
  • Je gaat met een gerust en ‘opgeruimd’ gevoel het weekend in.

Ook de zondag of de maandagochtend is een vrij populair moment voor de wekelijkse update. Probeer dus eens uit wat je zelf het beste bevalt.

Zoek je eigen manier

Dit was de laatste blogpost van deze serie. De drie stappen die ik in de serie heb besproken vormen een begin om je op weg te helpen naar meer rust, ruimte en overzicht en alles dat daar verder uit volgt. Ze hangen nauw met elkaar samen en kunnen eigenlijk niet zonder elkaar:

  • Als je niets meer wilt vergeten, moet je de dingen die je vastlegt (Stap 1) onderbrengen op een logische plaats in je externe systeem (Stap 2)
  • Dat systeem moet je regelmatig een korte update geven (Stap 3) om het te kunnen blijven gebruiken, waardoor je vertrouwen houdt in je systeem (Stap 2) en er ruimte komt voor echte focus en nieuwe ideeën, die je vervolgens weer vastlegt (Stap 1).

Probeer voor elk van deze drie stappen je eigen manier te vinden om ze uit te voeren. Dat is de grote kracht van de methode. Het maakt je bewust van een aantal belangrijke principes en nuttige gewoonten, maar het laat je volkomen vrij in de manier waarop je deze toepast en uitvoert.
Begin dus gewoon en ga niet eerst lange tijd op zoek naar de perfecte tool, want ik kan je alvast zeggen dat die niet bestaat. Het gaat om de methode, niet om de tools die je daarbij gebruikt. Zodra de methode voor je werkt, kun je met iedere tool uit de voeten.

Deel je ervaringen

Ik ben benieuwd naar je ervaringen, zowel met de wekelijkse update als met de andere stappen die ik heb uitgelegd. Wat gaat gemakkelijk en wat is lastig? Loop je ergens mee vast? Kom je wekelijks toe aan je update en lukt het dan alle stappen te doorlopen? Wat is jouw favoriete moment? Hoe lang doe je erover? Gaat het sneller na verloop van tijd?
Laat het me weten via de reacties hieronder. Wie weet heb ik nog meer tips voor je, naar aanleiding van je reactie of vraag!